Dolibarr - : Fiche 03 - Notes de frais
Un des modules de Dolibarr permet la création de notes de frais.
Note importante:
- Afin de simplifier le bilan de fin d’année, merci de faire saisir des notes de frais correspondant à une même catégorie :
par exemple ne pas mettre dans la mémé note de frais, des déplacements JM2L et des déplacements RMLL.
Connexion a Dolibarr:
Aller dans l'onglet "TIERS" puis "Fournisseurs".
Saisie d'une note de frais :
1. Dans l'onglet "Liste fournisseurs", saisir le nom de la personne ou de
- l'entreprise dans le champ "Nom" (Rechercher une société).
- Si le nom n'y est pas, c'est un nouveau fournisseur. Sinon aller au 3.
- Il faut privilégier le nom du fournisseur et non pas celui qui a payé. Par
- exemple Véro achète des flyers a "Caps-Visuals" avec sa carte bancaire : le
- nom du fournisseur est "Caps-Visuals" (et non pas Véro).
2. Saisie d'un nouveau fournisseur..
- Cliquer à gauche sur "Nouvel fournisseur".
- Renseigner le maximum d'informations
- Cliquer sur "Créer tiers" puis sur "Valider".
- Puis sur "Oui" (êtes-vous sur de valider).
3. Ajouter une note de frais.
- Quand vous avez sélectionné un fournisseur, cliquez sur "Créer facture ou avoir".
- Saisir une référence fournisseur (ex. flyers_ral_2011), la date de facturation.
- Cliquez sur "Enregistrer".
4. Saisie du détail de la note de frais.
- Vous êtes maintenant dans l'onglet "Fiche".
- Dans la partie "Ajout nouvelle ligne - Zone libre", saisir un élément de la
- note de frais, et cliquez sur "ajouter".
- Répéter l'opération pour les autres éléments.
- Quand la note de frais est entièrement saisie, cliquez sur "Valider".
5. Émettre règlement.
- Quand la note de frais est saisie, on peut ensuite effectuer le règlement.
- Cliquez sur "Émettre règlement" et précisez le mode de règlement déjà
- effectué pour cette note de frais (il faut faire le transfert bancaire
- avant de saisir les champs de cette section).
- Pour le règlement, renseigner le maximum d'information (cela permet le
- recoupement bancaire) :
- Compte : indiquer sur quel compte (Paypal/Caisse/Compte-Courant) a été
- versé l'argent
- Mode de réglement : Espèce (pour Caisse), Paiement en ligne (Paypal),
- Virement ou chèque (Compte courant).
- Pour Numéro : mettre le numero de transaction pour Paypal et virement
- (ex: 6NW872646C800532G), ou le numéro de chèque pour un chèque
- accompagné du numéro de bordereau de remise (123456789 / 250).
- Puis cliquer sur "Enregister".
- Ensuite revenez sur l'onglet "Fiche" et cliquez sur "Classer 'Payée'".
6. Documentation
- Toute note de frais doit être accompagnée d'une copie des factures.
- Cliquez sur l'onglet "Fichiers joints".
- Cliquer sur "Browse" pour selectionner le fichier, puis "Envoyer fichier"
- pour le mettre dans Dolibarr.