Dolibarr - : Fiche 03 - Notes de frais

Un des modules de Dolibarr permet la creation de notes de frais.

Note importante: Afin de simplifier le bilan de fin d'annee, merci de faire
de saisirs des notes de frais correspondant à une même catégorie : par exemple
ne pas mettre dans la meme note de frais, des deplacements JM2L et des
deplacements JMLL.

Connexion a Dolibarr:
http://compta.linux-azur.org

Aller dans l'onglet "TIERS" puis "Fournisseurs".

Saisie d'une note de frais :

1. Dans l'onglet "Liste fournisseurs", saisir le nom de la personne ou de

• l'entreprise dans le champ "Nom" (Rechercher une société).
• Si le nom n'y est pas, c'est un nouveau fournisseur. Sinon aller au 3.
• Il faut privilegier le nom du fournisseur et non pas celui qui a payé. Par
• exemple Véro achète des flyers a "Caps-Visuals" avec sa carte bancaire : le
• nom du fournisseur est "Caps-Visuals" (et non pas Vero).

2. Saisie d'un nouveau fournisseur..

• Cliquer à gauche sur "Nouvel fournisseur".
• Renseigner le maximum d'information.
• Cliquer sur "Créer tiers" puis sur "Valider".
• Puis sur "Oui" (êtes-vous sur de valider).

3. Ajouter une note de frais.

• Quand vous avez sélectionné un fournisseur, cliquez sur "Créer facture ou avoir".
• Saisir une référence fournisseur (ex. flyers_ral_2011), la date de facturation.
• Cliquez sur "Enregistrer".

4. Saisie du détail de la note de frais.

• Vous êtes maintenant dans l'onglet "Fiche".
• Dans la partie "Ajout nouvelle ligne - Zone libre", saisir un élément de la
• note de frais, et cliquez sur "ajouter".
• Répéter l'opération pour les autres éléments.
• Quand la note de frais est entièrement saisie, cliquez sur "Valider".

5. Emettre réglement.

• Quand la note de frais est saisie, on peut ensuite effectuer le réglement.
• Cliquez sur "Emettre règlement" et précisez le mode de règlement deja
• effectué pour cette note de frais (il faut faire le transfert bancaire
• avant de saisir les champs de cette section).
• Pour le réglement, renseigner le maximum d'information (cela permet le
• recoupement bancaire) :
• Compte : indiquer sur quel compte (Paypal/Caisse/Compte-Courant) a été
• versé l'argent
• Mode de réglement : Espèce (pour Caisse), Paiement en ligne (Paypal),
• Virement ou chèque (Compte courant).
• Pour Numéro : mettre le numero de transaction pour Paypal et virement
• (ex: 6NW872646C800532G), ou le numéro de chèque pour un chèque
• accompagné du numéro de bordereau de remise (123456789 / 250).

• Puis cliquer sur "Enregister".
• Ensuite revenez sur l'onglet "Fiche" et cliquez sur "Classer 'Payée'".

6. Documentation

• Toute note de frais doit être accompagnée d'une copie des factures.
• Cliquez sur l'onglet "Fichiers joints".
• Cliquer sur "Browse" pour selectionner le fichier, puis "Envoyer fichier"
• pour le mettre dans Dolibarr.

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